El Repositorio Institucional de la Universidad Especializada de las Américas, creado en el 2014, se constituye en el portal de acceso abierto que reúne todo el devenir histórico de la producción científica generada en la UDELAS, con el propósito de dar a conocer sus creaciones la visibilidad, impacto, conservación y difusión. El Repositorio Institucional de UDELAS abraza a la Iniciativa de Acceso Abierto que respalda el principio de la libre disposición de la información. Las políticas que se exponen a continuación son las que rigen para el repositorio.

Políticas de Contenido

El Repositorio Institucional de UDELAS, adopta la producción científica de toda la comunidad de UDELAS, en sus acciones de enseñanza, investigación, extensión y gestión. Los recursos a incorporar en el repositorio deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Haber pasado un proceso de revisión
• Ser editados, coeditados, financiados, co-financiados y/o publicados por la UDELAS
• Ser generados por docentes, investigadores, estudiantes y/o administrativos de la UDELAS
• Ser producto de actividades académicas o provenir de otras dependencias de la Universidad, o representar un valor histórico-cultural que merezca su preservación
• Estar completo y en condiciones de compartirse

Ocasionalmente el Repositorio Institucional de UDELAS podrá también albergar materiales que, aunque no estén producidos en la institución, tengan carácter o importancia singular para la misma y que contengan la autorización formal del autor.

El tipo de recursos aceptados en el repositorio son: tesis de grado, posgrado, maestría, doctorado, artículos técnicos y científicos, artículos de divulgación, libros, capítulos de libro, separatas, ponencias en congresos, jornadas académicas, seminarios y/o capacitaciones, producciones artísticas, imágenes, grabaciones audiovisuales, publicaciones periódicas, reseñas, informes técnicos, proyectos de investigación, reglamentaciones entre otros. Las obras que contenga el repositorio pueden estar en el idioma español e inglés.

Los trabajos de grado se archivarán en el repositorio una vez cumplan con dos requisitos básicos:

• El o los autores deberán firmar el documento que transfiere los derechos de publicación en el repositorio institucional de la UDELAS, no obstante los derechos intelectuales seguirán siendo del/los autor/res.
• Que el jurado deliberador solicite la publicación del trabajo de grado en el repositorio institucional.

El Repositorio Institucional de la Universidad Especializada de las Américas utilizará la plataforma Dspace que acepta los formatos de archivo comúnmente utilizados como son PDF, Word, Powerpoint, GIF, formatos abiertos como RTF, TIFF y JPG.

Política de acceso a los datos

Los recursos bibliográficos albergados en el repositorio institucional de UDELAS pueden ser visualizadas y descargadas de forma libre y gratuita, sin necesidad de registro o autorización previa, siempre respetando las condiciones expuestas en las licencias Creative Commons de uso.

Las licencias Creative Commons utilizan seis condiciones su uso sobre cada obra que específica al usuario lo que está o no permitido, por ejemplo:

• Reconocimiento (by): Se permite cualquier explotación de la obra, incluyendo una finalidad comercial, así como la creación de obras derivadas, la distribución de las cuales también está permitida sin ninguna restricción.
• Reconocimiento – No Comercial (by-nc): Se permite la generación de obras derivadas siempre que no se haga un uso comercial. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales.
• Reconocimiento – No Comercial – Compartir Igual (by-nc-sa): No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original.
• Reconocimiento – No Comercial – Sin Obra Derivada (by-nc-nd): No se permite un uso comercial de la obra original ni la generación de obras derivadas.
• Reconocimiento – Compartir Igual (by-sa): Se permite el uso comercial de la obra y de las posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original.
• Reconocimiento – Sin Obra Derivada (by-nd): Se permite el uso comercial de la obra pero no la generación de obras derivadas.

Política de depósito

En el repositorio institucional de la UDELAS, se apoya en tres vías para el depósito de la producción:

• Autoarchivo: un autor previamente registrado en el repositorio puede cargar su obra siguiendo una serie de pasos que contengan la descripción (tipo de documento, título, año de publicación, entre otros), añade el archivo, finalmente selecciona la licencia Creative Commons que le desea otorgar y ratifica los datos.
• Depósito del obrador: el autor presenta personalmente su obra en las bibliotecas del SIBUDELAS, o por correo junto con la nota de depósito firmada.
• En algunos casos el repositorio puede asignar un permiso especial a un representante de una Extensión, Instituto, entre otros que asume el compromiso de carga de los materiales de la Extensión, adjunto para ello una nota de depósito firmada.

En cualesquiera los casos corresponde al Sistema Integrado de Bibliotecas de la UDELAS las tareas de revisión, normalización de la descripción y publicación o en su defecto el veto de la obra. Solamente se vetarán los trabajos que no cumplan con las condiciones mínimas establecidas en las políticas de contenidos arriba mencionadas.

Los documentos en cualesquiera sus formatos podrán ser depositados en cualquier época del año. Una vez se realice la revisión por parte del personal bibliotecario se publicarán. Si es preferencia del autor asignarle un embargo (bloqueo temporal del contenido), es aceptable.

Los autores depositantes de las obras afirman ser los titulares de los derechos patrimoniales de las obras depositadas en el repositorio institucional y por tanto asumirán toda responsabilidad frente a infracciones de la ley de propiedad intelectual.

El repositorio institucional de la Universidad Especializada de las Américas, se guarda el derecho de dar de baja a una obra ante una demanda de violación de derechos de propiedad intelectual.

Política de preservación digital

La principal intención del repositorio institucional de la UDELAS es asegurar la accesibilidad, legibilidad y preservación digital indefinidamente de las obras que hospeda.

El compromiso de quienes administran el repositorio institucional de la UDELAS se sintetizan en las siguientes:

• Realización de Backups periódicos en servidores.
• Custodiar y convertir los formatos de archivo
• Actualización del software que respalda al repositorio institucional de la UDELAS

Nota aclaratoria: A petición del autor o titular de los derechos patrimoniales las obras se podrán ocultar de la vista pública y/o remover bajo las siguientes comprobaciones:

• Reglamento editorial de la UDELAS
• Transgresión evidenciada del derecho patrimonial.
• Seguridad institucional y/o nacional
• Investigación falseada.

Política de metadatos

Los metadatos son las informaciones sobre el contenido, la estructura, la representación y el contexto de un conjunto de datos concretos para la identificación de un objeto digital en el repositorio.

Las políticas de metadatos que describe los elementos del Repositorio Institucional de la Universidad Especializada de las Américas son:

• Cualquier persona puede acceder a los metadatos sin costo alguno.
• Los metadatos no deben ser utilizados por cualquier medio con propósitos comerciales.
• Los metadatos pueden ser utilizados sin necesidad de solicitar permisos explícitos siempre que se reconozcan los detalles del autor, título y descripción bibliográfica.

Política de Datos

Documentos a texto completo y otros recursos del Repositorio Institucional de la Universidad Especializada de las Américas, se ceñirán a las siguientes políticas de datos:

• Cualquier persona puede tener acceso a los documentos en texto completo y otros recursos (videos, entre otros) sin costo alguno.
• Los recursos en texto completo pueden:
• Reproducirse y presentarse en cualquier formato o medio.
• Utilizarse por investigadores nacionales y/o internacionales, por la comunidad universitaria udelista, o por cualquier usuario general con propósitos sin ánimo de lucro sin necesidad de un permiso especial.
• Los documentos incluidos en el repositorio no deben ser comercializados en cualquier formato o medio sin que exista un permiso formal por parte de los propietarios de los derechos de autor.

Es requisito fundamental que:

• Los autores, títulos y otras referencias bibliográficas sean citadas.
• Es necesario que se coloque un hipervínculo o la URL del documento a utilizar.
• No se modifique el contenido en ninguna forma.

Los registros de metadatos de las obras depositadas en el repositorio institucional de la UDELAS son diseminadas a partir de protocolos de interoperabilidad bajo formato Dublin Core y semejantes.

Política de Estadísticas

El repositorio institucional de la Universidad Especializada de las Américas generará las estadísticas de uso (acceso, descarga, países, tipo de usuarios) donde provengan las visitas al repositorio.

Política de servicios

Servicios para usuarios:

• Acceso público a contenidos desde el portal a partir de búsqueda y navegación, documentos destacados y listado de últimos recursos agregados.
• Suscripción a contenidos de colecciones por email y canales de noticias RSS.
• Difusión de novedades: redes sociales: Facebook, Twitter, blog.
• Exposición de procedimientos internos a partir de recursos disponibles en el repositorio y de páginas complementarias: instructivos, manuales, preguntas frecuentes, ayuda, entre otros.
• Soporte a usuarios: a partir de vías tradicionales, email y foros.

Servicios para autores:

• Asesoría en cuestiones de políticas de autoarchivo de las editoriales.
• Asesoría de sitios especiales: DOAJ, Sherpa-Romeo
• Asistencias:
• Curso sobre el uso del repositorio institucional de la UDELAS
• Manuales internos sobre la metodología para subir un documento a Dspace.

Explicaciones adicionales:

Artículos, Capítulos, Apartados pre-prints y post-prints. Se le denomina pre-prints a los trabajos enviados por los autores y que están pendientes de evaluación por pares de una revista científica o editorial. En cambio los post-prints pueden ser de autor o de editor y hacen referencia a los trabajos que han pasado la evaluación de los pares.